In-Place- vs. Out-of-Place- Records Management

Wenn Kunden sich auf eine Records Management-Reise mit Office 365 begeben, ist eine der allerersten Entscheidungen, die im Vorfeld getroffen werden müssen, ob sie einen In-Place-Ansatz oder einen Out-of-Place-Ansatz für die Verwaltung von Datensätzen wählen. In früheren Artikeln zu diesem Thema hat AvePoint keinen Hehl aus seiner Ansicht gemacht, dass Out-of-Place-Lösungen der traditionellere Ansatz sind, während In-Place-Strategien eher zukunftsorientiert sind.

Es gibt jedoch Zeiten, in denen ein Out-of-Place-Ansatz als Bestandteil Ihrer Gesamtstrategie in einigen Situationen sinnvoll sein kann. Sehen wir uns dies nun an.

In-Place und Out-of-Place: Eine Auffrischung

Für diejenigen, die neu im Bereich des Records Management sind, sind die Begriffe „In-Place” und „Out-of-Place” vielleicht nicht geläufig. Fassen wir sie also zur Erinnerung kurz zusammen:

„Out-of-place”-Speicherung ist ein althergebrachter Ansatz für digitales Records Management. Viele Leser werden möglicherweise mit den traditionellen Records Repositories der Vergangenheit vertraut sein. Hierbei befindet sich ein externes System oder Speicher-Repository außerhalb des Speicherortes der Information und als Records markierte Elemente werden separat an das Repository gesendet. Beispiele hierfür sind alte externe Spezialsysteme oder sogar das klassische SharePoint-Konzept eines „Records Centers“, das eine vollständig separate Site Collection aufwies, an die Records „gesendet“ wurden.

Indem dieser Ansatz zusätzliche Verwaltungs- und Kontrollmöglichkeiten und den Vorteil der „Lokalisierung“ oder „Zentralisierung“ der Suche und der Verwaltung von Datensätzen in einem einzelnen Repository bot, eignete er sich dazu, viele der mit alten Dokumentsystemen (beispielsweise Dateifreigaben) verbundenen Probleme zu beheben. Allerdings hielt er mit der Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes nicht sonderlich gut Schritt. Je vielfältiger und komplexer unsere Arbeitsbereiche wurden und je mehr sich die Kontrolle und Suche innerhalb bestehender Systeme verbesserte, desto größer wurden die mit dem traditionellen Out-of-Place-Ansatz verbundenen Probleme. Beispielsweise ging der Kontext des Ortes verloren, von dem das Dokument stammte, es kam zur versehentlichen Duplizierung von Inhalten an mehreren Orten und die Verwaltung von Nutzerrollen und Berechtigungen von der Quelle zum Repository sorgte für zusätzliche Komplexität.

Auf der anderen Seite ist der “In-Place”-Ansatz für Records Management ein modernerer Ansatz, der sich der Such- und Kontrollfunktionen moderner Technologieplattformen bedient, um Records Control-Richtlinien auf dasselbe Dokument am selben Ort anzuwenden, an dem die Zusammenarbeit oder Arbeit stattfindet. Das hat den Vorteil, dass Sicherheit, Speicherort und Informationskontext vollständig intakt bleiben und Duplikate vermieden werden, da die Richtlinien „vor Ort“ auf das Quelldokument angewendet werden, ohne es verschieben oder an einen anderen Ort kopieren zu müssen.

Ein Argument für Out-of-Place

Wie bereits erwähnt, glaubt AvePoint fest daran, den Branchentrends immer einen Schritt voraus zu sein, und wird seinen Kunden oft Empfehlungen in Richtung In-Place-Records-Strategien geben – wenn dies sinnvoll ist.

Nichtsdestotrotz: Obwohl es gut ist, einen Ansatz oder eine Strategie zu haben, heißt das nicht, dass nicht gelegentlich auch außergewöhnliche Umstände eintreten, die eine Anpassung des Ansatzes verlangen, um den spezifischen Bedürfnissen eines Kunden gerecht zu werden.

Ein solches Beispiel gab es kürzlich bei einem Kunden, der für seine Microsoft 365-Artefakte primär einer In-Place-Strategie folgte, gleichzeitig aber eine Zunahme von „Einweg“-Arbeitsbereichen in Microsoft Teams beobachtete, die für spontane Tätigkeiten oder Homeoffice-Initiativen erstellt wurden. Dies brachte den Kunden zu zwei wichtigen Erkenntnissen:

1. Ein angemessenes Lifecycle-Management wurde unabdingbar, um den Wildwuchs an Teams zu verwalten, die erstellt und anschließend nicht wieder gelöscht wurden,

und

2. er es entstand ein Zielkonflikt; einerseits wollte er das In-Place-Management beibehalten und gleichzeitig einen „Frühjahrsputz“ durchführen und genau die Arbeitsbereiche entfernen, in denen die In-Place-Records gespeichert werden würden.

Diese Herausforderung – einerseits die Anzahl der Arbeitsbereiche mit Blick auf künftiges Wachstum zu begrenzen, andererseits aber anzuerkennen, dass dies im Widerspruch zur langfristigen In-Place-Strategie stand, – war es, die den Kunden letztlich zu AvePoint brachte, um den allgemeinen Ansatz seines Informations-, Governance- und Lifecycle-Managements neu zu denken.

Governance und Records: Besser im Duett

Gemeinsam mit dem Kunden überlegte AvePoint sich diverse Alternativen und schlug vor, die allgemeine In-Place-Lösung durch eine Out-of-Place-Komponente zu ergänzen, was konkret einen Ausgleich zwischen dem Lifecycle-Management und der Records-Aufbewahrung in Microsoft Teams schaffen sollte. Diese Kombination ermöglicht es, einen In-Place-Ansatz für den Großteil aller Records beizubehalten und gleichzeitig wichtige Dateien in Teams zu berücksichtigen, die aufbewahrt werden müssen, ohne dass dafür der gesamte Teams-Arbeitsbereich erforderlich ist, was das Entfernen überflüssiger Arbeitsbereiche erleichtert.

Hier arbeiten Governance und Records Hand in Hand – eines der Hauptargumente gegen eine Out-of-Place-Strategie ist der Verlust des Standortkontextes um das Originaldokument. Die Einführung einer starken Governance-Strategie für Microsoft 365-Arbeitsbereiche dient als Vorlage für die organisierte Erfassung und Verwaltung des Kontextes von Arbeitsbereichen, so dass dieser in einem RM-Szenario leicht genutzt werden kann.

Beispielsweise konnte der Kunde mithilfe der verschiedenen Cloud-Angebote von AvePoint eine von Anfang bis Ende vollständig automatisierte Lifecycle-Management-Lösung entwickeln. Diese setzt sich folgendermaßen zusammen:

• Verwendung von Cloud Governance zur Bereitstellung und Nachverfolgung von Arbeitsbereichen wie SharePoint und Teams, wobei geschäftskritische Informationen zu Eigentums-, Sicherheits- und Lifecycle-Richtlinien erfasst werden
• Einsatz von Cloud Records zur Verwaltung von In-Place-Inhalten, wo dies angemessen ist
• Sobald die Erneuerungsperiode für einen Teams-Arbeitsbereich abgelaufen ist, werden alle markierten Datensätze in ein SharePoint-basiertes Langzeit-Records-Repository verschoben, bevor das Team archiviert/gelöscht wird. Auf diese Weise bleiben wichtige geschäftliche Informationen über den Arbeitsbereich, aus dem sie stammen, sowie korrekte Eigentümerschaft und Kontext erhalten

Fazit

Wie im obigen Beispiel beschrieben, war eine In-Place-Records-Strategie zwar für einen Großteil der Inhalte in der Umgebung des Kunden geeignet. Gleichzeitig erkannte der Kunde jedoch auch, dass er nicht alle Teams-Arbeitsbereiche, die sich verstärkt auszubreiten begannen, über Jahre speichern wollte. Stattdessen wollte er einen Ausgleich zwischen dem Records-management und der Benutzerfreundlichkeit und der Verwaltung. Aus diesem Grund war ein hybrider Ansatz – mit ausgewählten Out-of-Place-Funktionen in Verbindung mit einer starken Governance-First-Initiative zur Erfassung und Pflege von Metadaten und Kontext rund um den Inhalt – so wertvoll bei der Entwicklung einer starken Records Management-Strategie.

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