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SharePoint VS OneDrive: どう違う? 効果的な使い分けは?

投稿日: 07/25/2018

Office 365 に数多く存在するコラボレーションツール。あまりに多彩過ぎて、何をいつ使えばよいのか戸惑われる方も少なくないのではないでしょうか。今回の記事では、SharePoint Online と OneDrive for Business (以下 OneDrive) の使い分け方を、シナリオ別にご紹介いたします。

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【どちらか一方に絞るのではなく、各ツールの得意分野に応じて使い分ける】

SharePoint Online と OneDrive にはそれぞれ特性、つまり得意とするコラボレーションの種類があります。このため、「どちらが優れたツールか」ではなく、「現在目の前にあるタスクには、どちらのツールを使うのがよいか」という発想で両者を比較することが重要です。

むしろ、この 2 つのツールを効果的に使い分けることで、両方をより効果的に使用することも可能になります。それでは、それぞれの得意分野について早速見ていくことにしましょう。

【OneDrive と SharePoint、根っこの部分は同じもの】

OneDrive と SharePoint は、同じようなデザインと機能を備えています。実は、OneDrive は、SharePoint サイトのドキュメントライブラリに、別のロゴをつけたものに過ぎません。その証拠に、両方とも以下の機能を備えています。
• Office Online
• 最大 15 GB のファイルサイズに対応
• ドキュメントの共同編集
• バージョン履歴管理
• ファイル共有 (内部・外部の両方に対応)
• モバイル機器でのアクセスに対応
• デバイスのローカルに保存されたファイルに同期可能

最も重要な差としては、OneDrive ではメタデータに対応していないことが挙げられます。しかし、OneDrive は個人用のファイルストレージであり、所有者がフォルダーの階層については把握しているだろうことを考えると、特に困ることもないのではないでしょうか。

【OneDrive が適したユースケースとは】

一言でまとめると、OneDrive はエンドユーザー全員に対して支給される 個人用のストレージ です。

1TB という大容量が用意されているため、一般的な使用には充分なキャパシティとなっています。OneDrive は、大まかにいって以下のようなファイルの格納に適しています。

もちろん、OneDrive にも共有機能があるため、OneDrive 上で複数名によるコラボレーションを行うこともできますが、権限管理が煩雑となりがちなため、推奨はされません。

また、退職者が出た場合、そのメンバーの OneDrive は 30 日以内に失効となります。もしそれと気づかないまま、退職したユーザーの OneDrive 上でコラボレーションを行っていた場合、ある日突然ファイルが使えなくなるといった事態も考えられます。

つまり、自分だけで使うファイル、もしくは現段階では自分だけで使っているファイルであれば OneDrive に置き、後者に関してはレビュー等、複数名で編集する段階となった時点で SharePoint に移動させることが望ましいといえます。

言うなれば OneDrive は、「(共有もできる) 自分のためのスペース」と考えることができるでしょう。

【SharePoint が適したユースケースとは】

これに対して SharePoint は、他のメンバーとのコラボレーション と ファイルの共有・公開 に最も適したツールといえます。コラボレーションにより適しているのがチームサイト、ファイルの共有・公開により適しているのがコミュニケーションサイトと区分することもできるでしょう。

・チームサイト

チームサイトは、利用するユーザーは限定的ですが、ほぼ全員が編集作業を実行することが想定されています。煩雑な権限 (アクセス権) の管理にわずらわされることなく、仕事に集中できるように設計されているというわけです。

チームサイトは、Outlook グループ、Yammer、Microsoft Teams のバッググラウンドとしても使用されています。一言でいえば、「チームのためのサイト」となるでしょうか。

・コミュニケーションサイト
これに対してコミュニケーションサイトは、原則として組織のほぼ全員からアクセスされることを想定して設計されています。

ただし、チームサイトと異なり、アクセス権限のうちほとんどが「読み取り専用」 として考えられています。アップロードや編集、削除などを行うメンバーは、アクセス権を持つメンバーのうちほんの一部となります。

これの最もわかりやすい例は、組織共通のポリシーリストです。各ファイルの所有者は、必要に応じて更新や削除を実行することが必要となりますが、それ以外のメンバーには読み取り権限があれば充分です (それ以上の権限を付与するのは危険ともいえます)。

この意味では、コミュニケーションサイトは「みんなのためのサイト」と呼ぶことができるでしょう。

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