リモートワーク下で社員の Microsoft 365 利用をどう推進するか
※この記事は、米国 AvePoint で 2021 年 3 月 1 日付で公開された記事 “How to Accelerate Remote Microsoft 365 Adoption” を日本語編訳したものです。
新入社員を迎える際や、組織全体の業務ツールを Microsoft 365 に統合する際に、ユーザーへのツール利活用促進や定着化をめぐって頭を抱える企業は少なくありません。チーム、部署間の連携や、最良のコラボレーション方法など、検討しなければいけないことがたくさんあります。では、エンド ユーザーはどのようにしていち早くツールへの理解を深めることができるでしょうか? また、管理者は、リモート ワーク環境下で社員の Microsoft 365 利活用促進や定着化をどのように支援できるでしょうか?
いつ何を使うべきかを知る
リモート環境下でツールの導入を進める際に最も重要なことの 1 つは、何をいつ使用するかを学び、わかることです。この場合の「学ぶ」と「わかる」の違いは、重要な意味を持っています。
ここでいう「学ぶ」とは、 Microsoft 365 の各ワークスペースの目的を理解することです。「わかる」とは、学んだ各ワークスペースの目的を応用し、組織が日々のコラボレーションでどのような独自のアプローチを取っているかを理解することです。リモートワークでは、普段オフィスで行われている実践的な学習や応用を直接見て学ぶことが難しいため、この「学ぶ」と「わかる」の実践がさらに重要になります。
Microsoft 365 には、Teams や Yammer、SharePoint などさまざまなワークスペース ソリューションが用意されているため、それぞれを理解するには少し時間がかかるかもしれません。
チームが効果的に使用しているツールを把握する
Microsoft 365 さまざまなオプションがあり、「どのツール」を「なんのために」利用するかを学ぶことはとても重要ですが、自身の組織で実際にどのツールを使用しているかを知ることも重要です。これは、新入社員の場合(特に、組織全体で Microsoft 365 を導入している場合）、一部は「直感」で学び、一部は「周囲に尋ねる」ことになります。
まず「直感」で学ぶとは、自身や他の人が個人レベルでどのようにコラボレーションすることを好むかを分析することです。Yammer などのツールを使って組織全体のコミュニケーションを図る場合と、Microsoft Teams で 1 対 1 のコラボレーションを行う場合とでは重要な違いがあります。
2 つ目の「周囲に尋ねる」とは、新しい職場ですぐに実行できることであり、実行すべきことです。リモート ワーカーの場合は、1対1 のチャットをしたり、Teams チャネルやYammer グループに参加したりすることを意味します。他の誰かが会話を始めない場合は、自分から質問をして会話を始めてみましょう。さらに、メンバー全員が「どのように」コラボレーションを行っているかだけでなく、会話のペースも検討する必要があります。例えば次の項目を確認してみましょう。
- 方法：「Microsoft Teams を使って毎日コラボレーションをしています。」
- ペース：「プロジェクトを開始する際に Teams のチャネルでアナウンスを行い、細かいタスクの管理は 1:1 チャットや Planner を利用します」
誰もが 1対1 のチャットを好んで利用することは間違いないのですが、会議や電話のために時間をブロックしておくことを好む人もいるかもしれません。本人に聞くに越したことがありませんが、各メンバーの反応を分析してどのツールを使うとより会話がスムーズに進行するかを知ることは、リモート環境化においてもMicrosoft 365 を効果的に活用してコラボレーションの名人となる近道でしょう。
プロセスの合理化
コラボレーションによく使用されるワークスペースを特定したら、次のステップはプロセスを合理化することです。プロセスの合理化にもいろいろありますが、お勧めするのは、ドキュメントのバージョンを何度も作り直したり、参照するためにページを何度も遷移したりするのを回避することです。
つまり、Teams を活用して共有やコンテンツ コラボレーションを容易にし、無駄を削減することを意味します。たとえば、1 対 1 のコラボレーションを好む人もいるかもしれませんが、チームや部門全体で共有する必要のある重要なドキュメントがある場合には、OneDrive から各個人にドキュメントを常に共有するのではなく、チャネルで保管する方がよい場合があります。このような修正は、プロセスを合理化するだけでなく、他の人が効率的にコラボレーションするのにも役立ちます。
管理者サポート
今回は主に、リモート エンド ユーザーが Microsoft 365 の導入を加速するためにできることに焦点を当ててきましたが、管理者も同様に Microsoft 365 の利活用を積極的にサポートする必要があります。新入社員のためだけでなく、会社全体がより統一された方法で業務を遂行できるよう、リーダー層と連携して会社のコラボレーションの中核となる領域を特定することは重要です。そのためには、まさにガバナンスが必要です。
ガバナンスには、各部門への管理の委任から、誰がどのツール・コンテンツにアクセスできるかの定義まで、多くの検討事柄が含まれます。Microsoft 365 の導入促進・定着化にも効果のあるガバナンスの設計をサポートする AvePoint Cloud Governance について詳しく知りたい方は、こちらの ガバナンス自動化 eBook をぜひご覧ください。
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