今回の記事では、Microsoft Teams 外部共有 機能をますます便利に使いこなせるようになる AvePoint Cloud Governance (アブポイント クラウド ガバナンス) の外部共有管理機能についてご紹介します。

【はじめに: 外部共有でますます便利になった Microsoft Teams】

Office 365 は、月間アクティブ ユーザーが約 1 億 5500 万人におよぶ、世界最大規模のクラウド プラットフォームです。

Microsoft Teams は、その数多くの機能群の中でも、発表からわずか 2 年 で Microsoft 史上最も成長率の速いビジネス アプリケーションとなるという記録を誇り、デジタル トランスフォーメーションを実現する次世代のコラボレーション プラットフォームとして市場を席巻しています。

複数ユーザーで同じドキュメントの編集ができる同時編集や、クリックひとつでドキュメントやコンテンツが共有できる共有機能など、Microsoft Teams を使った共有従業員同士・内部ユーザー同士での共同作業・コラボレーションがスムーズになるにつれ、「外部ユーザーとも同様にスムーズに共同作業をしたい」 という声も聞かれるようになりました。

このような要望にこたえる形で、まずは Azure AD 保持ユーザーに対してのゲスト アクセス機能が追加されました。さらにその後、Azure AD を保持していない組織外のユーザーを 「ゲスト」 として Teams に参加させることが可能になりました。

【Teams 外部共有、使いたいけどセキュリティ・ガバナンスが心配!】

しかし、組織外ユーザーの参加を自社のデジタル ワークスペースで許可する際に課題となりがちなのが、セキュリティ や データ ガバナンス の問題です。

特に、エンド ユーザーの自由度が高い Microsoft Teams においては、以下のような問題がしばしば浮上することになります。

・ゲスト アクセスを許可すると、チームごとの適切な管理が難しくなる
・セキュリティ上の観点から、ゲスト アクセスを許可するチームとしないチームを分けたい
・ゲスト アクセス権限の適切なトラッキングが難しい

このため、従来は 「ゲスト アクセス機能を完全停止する」 以外の選択肢が難しく、せっかくの機能を必要な局面で活かすことができない、という状況に陥りがちでした。

そのようなお悩みの解決策となるべく、AvePoint の Office 365 運用管理自動化 SaaS ツール ・AvePoint Cloud Governance (アブポイント・クラウド・ガバナンス) の 「ポリシー管理」 機能に、この 3 月から追加されたのが [外部共有] 管理セクションです。

【AvePoint Cloud Governance なら、チームごとに外部共有の可否が設定できる!】

AvePoint Cloud Governance の主要機能のひとつに、Microsoft Teams や SharePoint サイトに対する情報管理ポリシー設定があります。

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2019 年 3 月の更新で、この機能に新たなセクションが追加され、組織外ユーザーの招待・外部とのドキュメントの共有を許可するかどうかを、チーム単位で設定することが可能になりました。

このセクションでは、以下のような細かな設定が可能です。

a) Teams の所有者が、組織外ユーザーを自分のチームに招待できるかどうか
b) 対象のチームに格納されているドキュメントを、組織外のユーザーに共有できるかどうか

b) を選択する場合は、「組織外のユーザー」 の属性に関して、さらに以下の設定ができます。

1) 既に自社の Azure AD の ID を持っているユーザー
2) 1) + 今後 Azure AD の ID を取得するユーザー

この2項目に加え、次回のリリースでは以下の項目が追加される予定です。
3) Azure AD の ID による制限なし (誰にでも共有可能)

自社の情報取り扱い規則や各部門の業務内容にあわせ、例えば「外部ベンダーやフリーランスとドキュメント共有をする機会が多い & 機密情報をあまり扱わないチームでは外部共有を許可し、情報の取り扱い規制が厳しいチームでは共有を許可しない」 などの使い分けが可能です。

【AvePoint Cloud Governance の導入で、Microsoft Teams がもっと便利に、柔軟に!】

ゲスト アクセスを管理する [外部共有] 設定管理以外にも、AvePoint Cloud Governance には、自社ニーズにあわせて Microsoft Teams をもっと柔軟に管理したい! というご要望にぴったりの機能が各種揃っています。

「Teams を使ってみたいけど、情報管理が大変になりそうで踏み切れない…」「Teams の払い出しのたびに手動設定するのが面倒!」 というお悩みをお持ちの Office 365 担当者・ならびに情シスの皆様、是非ご活用ください。

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