Microsoft Teams 利活用戦略 のよくある質問にエキスパートがお答えします
Microsoft Teams 利活用戦略 よくある質問
Microsoft Teams シニア プログラム マネージャーの廣瀬純様をゲストにお迎えし、「チャンピオン プログラム」 「アンバサダー制度」 など Microsoft Teams の利活用戦略を数多く盛り込んで、去る 10 月 30 日に生配信を終了した AvePoint Japan のウェブ セミナー 「6 つのポイントでうまくいく! エキスパートから学ぶ、Microsoft Teams 利活用戦略」 には、多くの参加者様からたくさんのご質問をお寄せいただきました。今回の記事では、廣瀬様とともに、AvePoint Japan の中村太一が頂戴したご質問の一部に、記事上で回答させていただきます。(文中敬称略)
なお、ウェブセミナーは現在、オンデマンド形式でご視聴いただけます。
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Q1: どのように Microsoft Teams を使うのが最も有効的でしょうか? チャネルの有効的な切り方を教えてください。
廣瀬: チームの切り方や、チャネルの切り方は各組織によって異なります。製品開発部門の場合、製品名をチームとして区切り、機能別にチャネルを区切ったりすることができます。参考に こちら の「チームの例」配下に記載されているチームのタイプや考えられるチャネルを参考ください。
中村: チームとチャネルの切り方についてでしょうか。これは組織ごとに検討すべき点のひとつなので、全ての組織にとって有効な対策のご紹介はなかなか難しいです。
そのうえでのお話しとなりますが、様々な方々の悩みを聞いてきた中で一番多かったものが 「部署単位でチームを作成し、プロジェクトごとにチャネルを作成して運用してしまった」 場合です。プロジェクト単位にチャネルを切り出してしまうと、更に会話をカテゴリ分けしたくなることが多いようなのですが、気づいた頃にはすでに会話が進行していて時既に遅し…。
この場合は、やはりプロジェクト単位でチームを作成する方法も事前に検討しておく必要があります。
Q2: コミュニケーション ツールなので全員の使用が望ましいが、苦手な方に参加して頂くことが難しいと感じています。「マニュアルが欲しい」 という声もあり、対応に困っています。
廣瀬: 苦手意識を持っている方々のために、セミナーでもご紹介したように、社内で Microsoft Teams のチャンピオン・アンバサダーなどの制度を利用し、使い方を伝授する体制を Microsoft Teams を利用して実施している組織もあります。是非ご検討ください。なお、Microsoft Teams の使い方を解説するマニュアル (PC 編とスマホ編)、クイックガイド、これらを動画で見られるビデオが公開されました。また、日本マイクロソフトでは Teams を活用してどのようにテレワークを実践しているかを解説するホワイトペーパーもご用意しましたので参考ください。
Teams クイックガイド PDF: 12.6 MB https://aka.ms/TeamsQG_Japanese
Teams 使い方マニュアル (PC編) PDF: 21.9 MB https://aka.ms/TeamsManual_PC_Japanese
Teams 使い方マニュアル (モバイル編) PDF: 7.87 MB https://aka.ms/TeamsManual_Mobile_Japanese
Teams使い方ビデオ 1 つの機能を1 ビデオで解説しています (64 本) https://www.youtube.com/playlist?list=PLNyto1oCyhGKieY3c-ePOcf8f-pZ3gUs5
Teamsテレワークの取り組み PDF: 2.17 MB
日本マイクロソフトの社員が実践しているTeamsを活用したテレワークの取り組みをご紹介しています。https://aka.ms/TeamsTelework_Japanese
Q3: 効果的な利用方法がわからない。
中村: 効果的な利用方法については汎用的なお話もできますが、やはり組織によって事情やニーズは異なるため、組織に合った利用方法を検討し、試行錯誤する必要が必ずあると思います。そのためにも、リーダー層の協力から巻き込んで検討をしたり、チャンピオン プログラムを設け、チャンピオンとの定期的な検討会を実施したりするなど、持続的な施策が必要になると思います。
また、他サービスと接続して Microsoft Teams をハブ (中軸) として便利に利用する方法などについては、Microsoft など他社主催 大型イベントのセミナー などで今後お伝えできる機会があるかもしれないので、そちらも併せてチェックいただければと思います。
Q4: IT 知識、およびリテラシーが低いエンド ユーザーに対して、Skype for Business からMicrosoft Teamsへの転換の際、意欲的に使ってもらえるような説明ができればと思っていますが、何か良い方法はありますでしょうか?
例えば、現在 Skype for Business でも仕事ができているからチームは作る必要がないとか、使ったほうが楽になる可能性があるのに利用する気がない方にやる気を出させる方法など、何か参考になるアイディアがあればと思います。
廣瀬: IT 知識、およびリテラシーが低いエンド ユーザーに対しては、チャンピオンやアンバサダー等を立て、Skype for Business と比べて Microsoft Teamsを使うとどんなメリットがあるのかを伝授するシステムを、Microsoft Teams 経由で実施している組織があります。そのような取り組みを是非参考にしていただければと思います。
Q5: SharePoint Online と Microsoft Teamsの連携について、モデルやひな型はありますか?
中村: Microsoft Teams では、チームを作成すると (Office 365 グループが作成されるので) SharePoint のチーム サイトが自動で作成され、ユーザーが意識しなくても自然と連携されます。
例えばそのチーム サイトを活かした形であれば、チームのニュースを SharePoint ニュースで作成し、 Microsoft Teams の方ではチャネルのコネクタで 「SharePoint ニュース」 を利用することで、ニュースが投稿されると自動でチャネルに通知メッセージが送信されるような仕組みにすることも可能です。
また、 SharePoint でページやカスタム リストを作成し、Microsoft Teams のチャネルのタブに表示させることで、ユーザーは Microsoft Teams から離れる必要なく SharePoint のコンテンツを利用できます。こちらの ブログ記事 も是非ご参考ください。
Q6: Microsoft Teamsの社内展開に際し、チーム毎にゲスト アクセスの可否を設定するためのツールを探しています。
廣瀬: 今後、チーム毎にゲスト アクセスの可否を設定するための機能を可能な限り検討したいと思います。
中村: 是非、弊社の AvePoint Cloud Governance のご検討をお願いします。
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Q7: Outlook でのやりとりを減らして Microsoft Teams の利用を促進するためには、便利な使い方を社内へ広めることが重要と感じていますので、Tips が知りたいです。検索がしづらいという声があり、良い使い方があれば教えていただきたいです。
廣瀬: 最も有効な Tips は、とにかく使い始めることです。例えば、従来であれば社内メールを送信していた場面で Microsoft Teams を利用する、メールで何か受け取ったら Microsoft Teams に宛先の方を含めてグループチャットから返信するなどが、利用の促進につながります。
Q8: 個々の利活用状況を知りたい。
廣瀬: 各業界でどのように Microsoft Teams が利用されているか、こちらでご確認いただけます。
Q9: 障害発生の検知・アナウンスが遅いため、利用者からの申告で発覚しているが、事前にアナウンスできるようにしたい。
中村: Microsoft からのアナウンスを早く入手したいという意味でしたら、ここ最近ですが、Microsoft 365 管理センターで、サービス正常性インシデントのメール通知機能が展開されましたので、是非お試しください。
また、Microsoft からのアナウンスをいち早く利用者にアナウンスしたいという意味でしたら、例えば、 Power Automate (旧 Microsoft Flow) を利用し、自動でユーザーにアナウンスをするフローを作成するという方法もあります。
Q10: Microsoft Teams が導入され始めましたが、チームへの投稿だけだと見ない可能性があるから、と併せてメールも送信するような状態です。どのように利活用を進めていけばよいでしょうか?
廣瀬: Teamsの認知度を挙げるためにエグゼクティブスポンサーを設けて、社内で 「Teams ウィーク」 といったAwarenessイベントを実施する、「Teams チャンピオン」 やアンバサダー制度によって Microsoft Teams の認知度を向上させる等の取り組みはいかがでしょうか。
また、PC 立ち上げの際に Microsoft Teams も起動する設定にしていただくと、Microsoft Teams 経由で連絡があれば、スタート バーの Microsoft Teams のアイコンに番号が振られるため、メッセージや通知に気づきやすいのではないかと思います。
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