DocAve 6 SP5 新機能レビュー：第2回 SharePoint 利用状況を Web パーツで可視化する
DocAve 6 SP5 のリリースで追加された目玉機能を紹介しています。さて今回は…
コラボレーション プラットフォーム SharePoint を効果的に使いこなすために、IT 管理者の方々は日々様々な取り組みをされているかと思います。中でも、エンドユーザーの利活用を促進するために欠かせないのは、SharePoint の利用状況を把握・分析して、改善につなげていくことです。これは、IT 管理者だけではなく、サイトオーナーやコンテンツオーナーなどのビジネスユーザーにも当てはまります。IT 管理者の方々は、サイトオーナーになっているユーザーから、「どのライブラリのどのコンテンツに誰がアクセスしたいのか見たいんだけど」 などという要望を受けたことはありませんか?
• 自分がオーナーとなっているサイトに、誰がアクセスしているか？
• サイトのどの部分にアクセスしたか？
• サイトで何をしたか？
• そのアクションはいつ起こったか？
上記のような業務関連の情報をユーザーが引き出すことができるようになれば、SharePoint 活用のモチベーションを高めたり、自立的な利用を促すことも期待できます。組織にこのような SharePoint のレポート機能・分析機能を提供するのが、DocAve レポート ポイント に導入済みであるソーシャル アクティビティを表示する Web パーツ です。このレポートは、重要なコンテンツを作成・投稿したのはどのメンバーか、そしてどのようなトピックが組織で話題になっているかなどの有益な情報を提供するものです。
今回リリースされた最新版 DocAve 6 サービスパック (SP) 5 では、このレポート・分析機能がさらに強化されました。新たに搭載されたのが、レポートポイント ダッシュボード と呼ばれるWeb パーツです。この Web パーツの展開により、サイトオーナー向けに彼らが関係する SharePoint コミュニティの利用状況を可視化し、使いやすいインターフェイスで閲覧できるようになりました。この機能を活用すれば、ユーザーが SharePoint にアクセスするたびに、最新の関連情報が表示され、ユーザーはすぐに動向を確認することができます。
では実際に、SharePoint の利用状況をどのような形でユーザーに公開することができるのでしょうか？具体的に見ていきましょう。
サイト トラフィック:
ユーザーが管理者となっているサイトのアクティビティ数とスループットを、グラフ化することができます。サイトのアクティビティ数が下降している場合は、例えばサイト知度を向上させるキャンペーンを行うなどの対策を考えることができます。
最終アクセス時刻:
選択したサイト コレクションもしくはサイトが最後にアクセスされた日時と、アクセスしたユーザーを表示します。サイト トラフィック レポートと似ていますが、このレポートでは、どのサイトがよく利用されているのかがわかり、かつ、どのサイトにアクセスがなく、従って消しても問題ないかが示されます。
検索利用状況:
選択された SharePoint ファームで、どのような用語が検索されたか・どのような範囲内で検索されたかを表示します。ユーザーは、自分が管理者となっているサイトでどのようなキーワードが検索されているかについて情報を得ることができます。情報収集の後、頻繁に検索されている用語を組み込んでサイトを再構築し、他のユーザーがこれらの用語を使って検索を実行した際、自分のサイトがより見つけやすくなるよう工夫することもできます。
サイト閲覧者:
選択したサイト コレクションとサイト内の、ユニーク ビジターについての情報を表示します。この情報は、サイト アクセス数を増加させるためにどのような対策を採ればよいか考えているサイト オーナーにとって、非常に有益なものとなります。
アクティビティの多いユーザー:
選択されたサイト コレクションもしくはサイトで発生した非システム アクティビティを、すべてのユーザーについて表示します。これも サイト閲覧者 レポートと似ていますが、アクティビティの特に多いユーザーをサイト チャンピオンとして認定し、インセンティブを与えることによって、ページを活性化することができます。
チェックアウト済みファイル:
選択したサイト コレクションとサイト内の、チェックアウトされたドキュメントについての情報を表示します。この情報を入手することにより、なぜ一定のドキュメントがチェックアウトされるのか、またなぜ一定のサイトのドキュメントが他のサイトのドキュメントよりも多くチェックアウトされるのかなどを分析することが可能になります。
コンテンツ タイプの利用状況:
選択されたサイト コレクションもしくはサイトで使用されているコンテンツのタイプを表示します。ビジネス ユーザーと IT 管理者は、この情報により、ストレージがどのように割り当てられているか、およびどのコンテンツ タイプが最もストレージ容量を消費しているかを理解し例えばコスト削減などにつなげることができます。
アクティビティのランキング:
選択した範囲内のサイト・ページ・ドキュメント・リスト別に、最も頻繁に起こるアクティビティをランキング表示します。
ソーシャル アクティビティによるトップ ドキュメント:
選択したサイト コレクションおよびサイトのドキュメントに対する 「いいね」 の数や閲覧数、フォローしているメンバーの数などに基づいて集計されたトップ ドキュメントを表示します。
また、レポート エクスポート機能を使えば、情報をさらに深く掘り下げて分析することもできます。このような情報は、環境内のトレンドを理解するための鍵となるとともに、SharePoint がサイト コレクションやサイトなどの集合体としての環境として、どのように使用されているかについての分析対象とすることができます。
いかがでしたか？DocAve 6 SP5 のリリースで加わった、DocAve レポート ポイントの レポートポイント ダッシュボードという Web パーツ。あらゆるレベルの SharePoint ユーザーに向けて、使いやすさと情報理解のしやすさが、さらに向上しました。SharePoint 利活用促進、そして、一歩進んだ透明性の高いコレボレーション環境の実現にお役立てください。
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