Office 365 保持ポリシーとバックアップ、その重要性

形を持たない資産である 「データ」 は、その価値に反比例してあまりに簡単に紛失しやすいことが最大のデメリットであり、多くの企業・組織の担当者のお悩みポイントとなっています。

そして、「データ紛失」 がここまで多くの企業を悩ませる問題となるのは、データ損失の発生経路がひとつでないこと、「ユーザーの誤操作」 から 「悪意の第三者からの不正アクセス」 まで多岐にわたることにも起因しています。

また、ビッグデータ時代の到来にともない、企業・組織が管理するデータの総量・複雑性は増加の一途をたどっています。

「データ」 という用語から思いつくのは主にドキュメントですが、例えばメールやメッセージなど、単純に 「データ」 という言葉からは思いつきにくい種類の情報もまた、情報環境に多く格納されています。

これら数多くのデータを、ガバナンスを効かせて効果的に管理していくためには、企業・組織の情報管理担当者は以下の点に注意を払う必要があります。
•関係する業界規制・社内情報管理ポリシー・事業を展開する地域の法規制等への対応
•不適切な情報の取り扱いから発生する訴訟・ブランドへのダメージの未然防止
•効率的な社内情報共有と情報保護の両立

Office 365 保持ポリシー

Office 365 の増大するデータを安全に、かつ効率的に管理するためのツールとして有効な武器となり得るのが Office 365 の 保持ポリシー です。

保持ポリシーをオンにすることにより、以下の効果が期待できます。
•コンテンツを保持するか、消去するか、一定期間保持し、削除の必要が出た時点で削除するかなどのアクションを選択することにより、効果的で安全なデータ運用管理・保護が可能になる
•ポリシーの対象を [すべてのコンテンツ] と [一定の条件にマッチしたコンテンツ] (例: 特定のキーワードを含むアイテム、ある特定の機密情報を含むアイテムなど)、あるいは [組織全体] と [一部の地域][一部のユーザー]から選択できるため、効率的な管理が可能になる

保持ポリシーの対象になっているデータは、元の保存場所から動かないため、エンド ユーザーは保持ポリシーを気にすることなくドキュメントを編集することが可能です。設定された期間が経過するまで、コンテンツはバックグラウンドで管理されることになります。

データへのアクセスやエンド ユーザーの利便性は確保しつつ、例えばランサムウェア攻撃やデータ保護規制などの対策も行うことができるため、組織にとっては嬉しい機能といえます。

例えば、ある組織が保持ポリシーを 「7 年後に削除」 として設定したとしましょう。この場合、コンテンツはアクセスが可能な状態のまま元の場所に 7 年間保存され、7 年が経過した時点で削除されるということになります。

Office 365 の保持ポリシーをオンにすると、以下の 2 段階のアクションが発生します。
1.保持期限の前に誤って完全削除されてしまわないよう、ドキュメントを 保持
2.保持期限の満了後にドキュメントを 削除

バックアップ＆データ保持と責任範囲

データ保持等の運用管理を実行する上で企業・組織がしばしば直面するお悩みに 「誰がどこまでに責任を持つのか」 という問いがあります。

特にクラウド環境の場合、Office 365 環境を管理する Microsoft 社の責任範囲と、ユーザー側である企業・組織側の責任範囲の切り分けの理解が難しいと感じられる担当者様は少なくないようです。

大まかに切り分けると、Microsoft は自然災害やごく小規模な短期間でのミスなどのディザスター リカバリー (BCP/DR)、顧客側がデータ保護およびデータ保持と責任範囲が分化しています。

保持ポリシーを考える上でよくあるお悩み

顧客側でデータ保持関連のタスクを実行する際に頻発するお悩みには、以下のようなものが存在します。

クラウド環境は、多くの企業・組織の使用に耐えうる汎用性の高さを追求するため、各顧客のスタイルに合わせた利活用をデフォルト機能のみで達成することが難しい傾向にあります。

そのため、自社のニーズにマッチした環境を手に入れ、機動力やスケーラビリティといった利点を最大限に活かすためには、AvePoint のようなサード パーティー ベンダーが提供するサービスやソリューションを利用することが推奨されます。

AvePoint Cloud Backup for Office 365

AvePoint Cloud Backup は、Office 365 対応の総合バックアップ SaaS ソリューションです。
・製品の特長
•Microsoft クラウド上の情報資産に対する無制限の Office 365 自動バックアップ
•Dynamics 365、SharePoint Online、OneDrive for Business、Exchange Online、Project Online、Office 365 グループに対する最大 1 日 4回の自動バックアップ
•自社のニーズにあわせたフレキシブルな設定・アクションの選択が可能
•元の場所へのリストア・別の場所へのリストアの両方に対応した最小単位リカバリー
•プロパティ情報に基づいたフィルタリングで、リストアするコンテンツを絞り込み可能
•直観的に理解できるダッシュボードで、Office 365 上の情報資産の保護状態を見える化
•BYOS (Bring Your Own Storage) にも対応、自社のニーズにマッチしたストレージにバックアップ データを保存可能