はじめに:「クラウド 7 割以上」 の時代が到来・ファイル サーバーからのクラウド移行の落とし穴

AvePoint ブログ読者の皆様、こんにちは。AvePoint の塩光献です。

総務省の発表した 令和元年版情報通信白書 (PDF) 「企業におけるクラウドサービスの利用動向」 によると、クラウド サービスを一部でも利用している企業の割合は 58.7 ％ と、前年の約 56.9 % から確実に数字を伸ばしています。

「今後利用する予定がある」 と回答した企業 (14.1%) と併せると、実に 72.8%、7 割以上もの企業がクラウド サービスを何らかの形で利用しているか、利用したいと考えている ことがわかります。

当社 AvePoint もこの時代のニーズにこたえるべく、Microsoft Teams・SharePoint Online 運用管理自動化・利活用促進の Cloud Governance (クラウド ガバナンス)、Office 365 ツールを丸ごとバックアップ・リカバリーできる Cloud Backup (クラウド バックアップ) など、多彩な機能を SaaS プラットフォーム AvePoint Online Services から提供しています。

この多彩な機能群に、実は日本生まれのツールが存在することはご存知でしょうか?

その名も Cloud Index (クラウド インデックス)。ファイル サーバーと SharePoint Online を連携させ、Office 365 の画面からファイル サーバー内のドキュメントにアクセスできる優れものです。

この Cloud Index は、日本のお客様のお悩みに 2008 年から向き合ってきた AvePoint Japan のメンバーが、ファイル サーバーからOffice 365 への移行に際し、日本のお客様がしばしば直面するお悩みを解消するために作り上げたツールです。

今回の記事では、日本のお客様からよくお伺いする 「ファイル サーバーからのクラウド移行で発生しがちなお悩み」 4 種類をご紹介しつつ、Cloud Index を利用してお悩みを解消する方法をご紹介します。

ファイル サーバーからのクラウド移行で発生しがちなお悩み 4 選

【お悩み 1: ファイル サーバーの膨大なデータをどうしよう?】

ファイル サーバーがここまで普及したのは、「投げ込むだけで保存終了」 という 使い勝手の良さ がやはり最大の理由ではないでしょうか。

しかし、その手軽さが仇となり、「ドキュメントをよく考えずに保存する」 場所と化してしまっているファイル サーバーも数多くあるようです。

気が付いたら数年分・数十年分のデータがあとからあとから出てくる 「データの底なし沼」 ができており、いざクラウド移行を決意しても、移行計画が立てられない・目途がつかない との IT 管理者様のお悩みもよくお伺いします。

また、焦って移行を開始してしまった結果、あとからあとから出てくるデータの山に対処しきれず、移行プロジェクトが頓挫 してしまうというケースも稀ではないようです。

【お悩み 2 : 移行に時間がかかりすぎる!】

これはお悩み 1 と表裏一体の関係にある、といっても過言ではないでしょう。なんとか移行プロジェクトの開始まで漕ぎつけても、膨大な量のデータを Office 365 にすべて移行するには、少なくとも数か月、場合によっては年単位の時間が必要となります。

その間 Office 365 を一切使えない状態が続くのは、コスト パフォーマンスの観点からいっても望ましくありません。

また、システムのダウンタイム や スロットリングの発生 など、移行による通常業務への影響 も考慮する必要があります。

【お悩み 3: エンド ユーザーがファイル サーバーに戻っていってしまう…】

移行がいつまでたっても終わらないため、ある程度のところで 「見切って」 新プラットフォームへの切り替えをする、という戦略を採る組織も少なくありません。

新プラットフォームをどんどん使ってもらい、操作感や機能などに慣れてもらう、という点では悪い戦略ではないのですが、問題はその中身にあります。

クラウド プラットフォームと使い慣れたファイル サーバーの間を行き来するのは、なかなか面倒 です。自然と更新も共有もファイル サーバー ベースで発生することが増え、クラウド プラットフォームへのドキュメント保存・管理が進みません。結果として クラウド プラットフォームの利用率は低いまま、ずるずるとファイル サーバーを使い続ける という事態になってしまいます。

【お悩み 4: 社内に置いておかないといけないファイルがたくさんある…】

CAD などサイズが巨大になりがちなファイル、Excel から参照先としてリンクされており、場所を動かすと連携が崩れてしまうファイル、オンプレミスの業務基幹システム用ファイルなど、オンプレミスに置いておく必要のあるファイルが一定数存在する 企業・組織は、決して珍しくありません。

このようなファイルは、物理的に場所を移動させると管理に支障が生じてしまうため、Office 365 に移行することはできません。しかし、他のファイルとまとめて Office 365 で管理すれば整理状態も向上するため、遺漏なく一括管理する方法が欲しいところです。

同期ではカバーできない問題も

従来は、このような問題は 「オンプレミスのファイル サーバーとクラウド プラットフォームの同期」 という形で解決をはかることが多くありました。

しかし、クラウドとオンプレミスの同期の場合、データ量が一定を超えるとスロットリングが発生する確率が高くなる ため、有効な解決策とはなりにくいのが実情でした。

解決法: ファイルサーバーと Office 365 を Cloud Index で連結!

Cloud Index では、ファイル サーバー上のコンテンツを、SharePoint Online 上に展開されたアプリ パーツを利用して表示することが可能です。

ファイル サーバーに手を入れず、また同期もせずに 「レンダリング」 する ため、「クラウド ツールがいつまでたっても使えない」「スロットリングに引っかかる」 の両問題を一挙解決することができます。

また、接続操作さえ完了すれば、ファイル サーバー上のファイルを SharePoint Online から閲覧・検索することができるため、エンド ユーザーに新クラウド プラットフォームを早期から使ってもらいつつ、無理をせず自社のペースで移行を進める ことが可能になります。

また、当社の移行ツール FLY と併用することにより、バックグラウンドで移行を実行しながら、Office 365 アプリ パーツからファイル サーバー内のドキュメントにアクセスすることが可能になります。

以下は設定画面となりますが、ファイル サーバーからの脱却と Office 365 への移行がスムーズに運ぶよう、スロットリング対策など様々な機能を搭載しています。

おわりに: Cloud Index で、Office 365 へ一足飛び!

「移行も同期もせずに Office 365 を使用開始できる」 SaaS ツール、Cloud Index のご紹介はいかがでしたでしょうか? 現在は SharePoint Online のみに対応していますが、今後は Microsoft Teams への接続も可能となる予定 です。

日本のお客様に Office 365 の便利さを 1 日でも早く体感していただきたい、クラウド移行への障壁を少しでも減らしたいとの思いから生まれた Cloud Index が、皆様のクラウド導入・利活用促進の手がかりとなりますことを願っております。

AvePoint Cloud Index のより詳しい情報はこちらから↓

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